<div dir="ltr"><div>Hi Ray, <br></div><div><br></div><div>Yes, this completely makes sense. I&#39;ve started a very simple document to capture this. I&#39;ll put this on the board agenda to talk about how we categorize and prioritize items. <br></div><div><br></div><div><a href="https://docs.google.com/document/d/1BtelsQom1bKe4DDCIMJtqpSlHE_y-nhe00plTbRKUUA/edit">https://docs.google.com/document/d/1BtelsQom1bKe4DDCIMJtqpSlHE_y-nhe00plTbRKUUA/edit</a></div><div><br></div><div>I&#39;m also in favor of a sub-team to approve/deny requests. Do others on the board have thoughts? <br></div><div><br></div><div>Matt</div><div><br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Thu, May 30, 2019 at 12:01 AM Raymond Paik &lt;<a href="mailto:rpaik@gitlab.com">rpaik@gitlab.com</a>&gt; wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr">Thanks Matt, <div><br></div><div>I think the template is a great start.  </div><div><br></div><div>There are a few things that we probably want to figure out and I&#39;ll list them below (in no particular order and not exhaustive).</div><div><ol><li>I think it&#39;s pretty clear what travel &amp; mentorship expenses are. However, what are marketing or meetup expenses? I assume CHAOSS swags/merchandise would be under marketing, but if we wanted to spend $&#39;s on future CHAOSSCon (e.g. pay for a venue, food/beverage, etc.) do we consider that marketing or meetup? I think it&#39;d help to have a list of budget items under each category. It doesn&#39;t have to be exhaustive, but I think some examples would help.</li><li>We should have a discussion on a few priority items so that we can allocate $&#39;s for those. I think we had lot of discussion on swags, but there are probably other areas where we want to invest in?</li><li>Once $&#39;s have been allocated for priority items, we can use the rest of the budget for community requests (e.g. for travel funds).</li></ol><div>As for who approves budget requests, I&#39;m also OK with having a sub-team/committee of the GB (comprised of 2-4 volunteers) so the entire board doesn&#39;t need to review every request. As George noted, there could always be escalations to the entire board when appropriate.</div></div><div><br></div><div>Hope that made sense :-)</div><div><br></div><div>Ray</div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Tue, May 28, 2019 at 1:51 PM Georg Link &lt;<a href="mailto:linkgeorg@gmail.com" target="_blank">linkgeorg@gmail.com</a>&gt; wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div>Thanks Matt!</div><div><br></div><div>1. I think we can establish a &quot;budget committee&quot;. No need to bother the whole governing board with every request. The budget committee could have a rule to escalate to the GB, if a request exceeds some percent of available funds or a fixed dollar amount.</div><div><br></div><div>2. A subset of GB members who volunteer for being on the budget committee.<br></div><div><br></div><div>3. +1 Thank you for putting the request template. The requested information seems reasonable - not too much but enough to make a decision.<br></div><div><br></div><div>Georg<br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Tue, May 28, 2019 at 6:00 PM Matt Germonprez &lt;<a href="mailto:germonprez@gmail.com" target="_blank">germonprez@gmail.com</a>&gt; wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div>Hi everyone, <br></div><div><br></div><div>If you aren&#39;t aware, the CHAOSS project has been approved as a Linux Foundation Community Bridge project and we currently have a bit over $16,000 in our account for the following: <br></div><div><br></div><div><div><img src="cid:ii_jw7yb90e0" alt="Screen Shot 2019-05-28 at 10.23.53 AM.png" width="558" height="249"><br></div></div><div><br></div><div>In order to spend these funds, I think it should require approval from the board (or a subset of board members). So I think there are a few details that should be worked out among us: <br></div><div><br></div><div>1) Should the entire CHAOSS board or a subset of the board approve funding requests? <br></div><div>2) If it is a subset, who will comprise this team? <br></div><div>3) For CHAOSS members to request the use of funds, I have started a Google Doc that could serve as the request template by which people/teams could request the use of funds. This is a work in progress and comments/edits are welcome. <br></div><div><br></div><div><a href="https://docs.google.com/document/d/1fVlhGAqdGRVvT-db2syW6-TmMTEME9MNLkV1D47sfwI/edit" target="_blank">https://docs.google.com/document/d/1fVlhGAqdGRVvT-db2syW6-TmMTEME9MNLkV1D47sfwI/edit</a></div><div><br></div><div>Please share your thoughts. <br></div><div><br></div><div>Regards,<br></div><div>Matt<br></div><div><br>-- <br><div dir="ltr" class="gmail-m_-171744511885168327gmail-m_6758732862970703483gmail-m_649145630561800471m_-1011602069616902204gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div>Mutual of Omaha Associate Professor</div><div>Information Systems </div><div>College of Information Science &amp; Technology </div><div>University of Nebraska Omaha</div><div>he / him / his</div></div><div><a href="https://goo.gl/E87KdK" style="color:rgb(17,85,204);font-family:Roboto,Helvetica,Arial,sans-serif;font-size:13px" target="_blank">https://goo.gl/E87KdK</a><br></div><div><br></div><div style="color:rgb(136,136,136)"></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
_______________________________________________<br>
Chaoss-members mailing list<br>
<a href="mailto:Chaoss-members@lists.linuxfoundation.org" target="_blank">Chaoss-members@lists.linuxfoundation.org</a><br>
<a href="https://lists.linuxfoundation.org/mailman/listinfo/chaoss-members" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.linuxfoundation.org/mailman/listinfo/chaoss-members</a><br>
</blockquote></div>
_______________________________________________<br>
Chaoss-members mailing list<br>
<a href="mailto:Chaoss-members@lists.linuxfoundation.org" target="_blank">Chaoss-members@lists.linuxfoundation.org</a><br>
<a href="https://lists.linuxfoundation.org/mailman/listinfo/chaoss-members" rel="noreferrer" target="_blank">https://lists.linuxfoundation.org/mailman/listinfo/chaoss-members</a><br>
</blockquote></div>
</blockquote></div><br clear="all"><br>-- <br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div>Mutual of Omaha Associate Professor</div><div>Information Systems </div><div>College of Information Science &amp; Technology </div><div>University of Nebraska Omaha</div><div>he / him / his</div></div><div><a href="https://goo.gl/E87KdK" style="color:rgb(17,85,204);font-family:Roboto,Helvetica,Arial,sans-serif;font-size:13px" target="_blank">https://goo.gl/E87KdK</a><br></div><div><br></div><div style="color:rgb(136,136,136)"></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>